Arkivplanen er en viktig og sentral del av internkontrollsystemet for kommunens dokumentasjon- og informasjonsforvaltning, jf. Riksarkivarens forskrift §1-1. Den skal bidra til at Jevnaker kommune ivaretar arkivansvaret etter Arkivlova §6.
Jevnaker kommune er definert seg som ett organ, og arkivplanen skal være felles for organet. I tråd med dette skal arkivplanen brukes som et informasjons-, styrings- og planleggingsredskap for å utforme en felles forsvarlig arkivpolitikk.
Arkivplanen dokumenterer arkivorganisasjonen, oppbyggingen av arkivet og regler for hvordan dette skal forvaltes i Jevnaker kommune. Personer som forvalter arkivet skal arbeide etter følgende målsettingen:
- Arkivet skal være en oppdatert og tilgjengelig informasjonsbase for saksbehandling og offentlig innsyn.
- Arkivet skal være godt registrert og sikkert lagret. Arbeidsrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere skal være mål for kvalitetssikring.
- Arkivet skal sikre god informasjonsflyt i organisasjonen
- Arkivet skal sikre at dokumentasjonen er registrert og lagret på en god og sikker måte slik at det fungerer i daglig bruk og ivaretar samfunnets behov for dokumentasjon og forskning av kommunens virksomhet
- Arkivet skal få til en god fungerende arkivtjeneste der gjeldende rutiner diskuteres og videreutvikles
- Arkivet skal utvikle gode rutiner for opplæring av nye arbeidstakere
- Arkivet skal på en trygg måte ivareta rettslig og historisk dokumentasjon for ettertiden.
